En este post vas a aprender las claves para delegar eficazmente. Vas a aprender el significado de delegar, el por qué delegar, qué se debe tener en cuenta para delegar, qué se debe delegar y que no, cuáles son las barreras al delegar, síntomas de una mala delegación y, finalmente, te daré algunos consejos para delegar eficazmente.

«Si caminas solo, irás más rápido; si caminas acompañado, llegarás más lejos». (Proverbio chino)

1. Qué significa delegar

Delegar significa ceder a otro las funciones, las responsabilidades o los poderes que una persona tiene asignados con el objetivo de que ésta los cumpla en su lugar.

Aunque la definición, a priori, parece clara, hay que tener en cuenta las siguientes aclaraciones. Delegar no significa:

• • Asignar tareas a alguien.
  • Pasar, como se suele decir en lenguaje coloquial, el marrón a otro.
  • Que el que delega quede libre de sus responsabilidades, ya que las responsabilidades se compartirán, lo que implica que es necesaria una supervisión (en segundo plano) por parte del que delega, que debe ir disminuyendo con el tiempo.

«Uno de los secretos del éxito empresarial consiste no en hacer uno mismo el trabajo, sino en reconocer al hombre apropiado para hacerlo» . (Andrew Carnegie) 

2. Por qué delegar

Hay personas que tienen a su cargo otros individuos. Se sienten con la obligación de dar siempre soluciones a los problemas de los demás porque así consideran que los están ayudando o porque consideran que entra dentro de sus funciones. Pero este planteamiento puede llevar a la extenuación de la persona que asume las funciones y resulta difícil vivir con el peso de la responsabilidad en todo momento. La delegación brinda en estos casos una nueva visión de cómo actuar. Además, nos va a permitir:

2.1. Acrecentar la unidad de equipo y favorecer el crecimiento de los demás

«A lo largo de los años he aprendido que el enfoque más eficaz consiste en delegar tanta autoridad como sea posible y fomentar las habilidades de liderazgo de todos los demás. Cuando lo consigo, no solo se acrecienta la unidad de equipo y se da pie a que los demás también crezcan, sino que, por muy paradójico que parezca, mi papel como líder también se refuerza». (Phil Jackson) 

2.2. Refuerza la capacidad de liderazgo

2.3. Aumenta el compromiso y la motivación de los colaboradores

2.4. Proporciona una mayor disponibilidad de tiempo para desarrollar otras funciones

«El líder capaz, entrena su suplente al cual puede delegar a voluntad cualquier detalle de su posición. Sólo de esta manera un líder se multiplica y se prepara para estar en muchos lugares y dar atención a muchas cosas al mismo tiempo. (Napoleon Hill)

2.5. Aporta nuevos puntos de vista en la realización de las funciones.

2.6. Aumenta la productividad a medio y a largo plazo si se delega eficazmente.

3. Qué se debe tener en cuenta para delegar

3.1. La delegación implica una inversión de tiempo inicial por parte de la persona que delega para instruir a sus colaboradores, con lo que puede disminuir la productividad a corto plazo.

3.2. Hasta que todo el engranaje funciona se pueden cometer errores por parte de los colaboradores, que se irán minimizando con el tiempo. Es importante que el que delega supervise las tareas, sin estar encima del colaborador, y que sea consciente de que nadie nace sabiendo.

3.3. Debe existir un clima de confianza entre el que delega y el delegado.

3.4. Exigir la perfección en el cumplimiento de las funciones delegadas va en detrimento de la productividad. ¿Hasta qué punto es necesario entrar en los detalles?

3.5. Hay delegados que son capaces de realizar las funciones igual o mejor que la persona que delega.

«No tiene sentido contratar a personas inteligentes y después decirles lo que tienen que hacer. Contratamos a personas inteligentes para que nos digan lo que tenemos que hacer. (Steve Jobs) 

3.6. La persona a quien se le delega debe estar de acuerdo en asumir aquella función si se pretende que se comprometa con ella.  

4. Qué se debe delegar

4.1. Aquellas funciones que otra persona pueda desarrollar igual o mejor.

El que delega no tiene que saber de todo, pero sí que debe rodearse de las personas más adecuadas para realizar una determinada función.  

4.2. Las funciones que no gustan o que no se saben hacer.

4.3. Todas aquellas funciones que no sean importantes.

El principio de Pareto y la regla del 80-20.

Vilfredo Pareto formuló este principio en 1896 en el libro Cours d’economie politique. Este economista italiano estudió cómo se repartían las propiedades en Italia y llegó a la conclusión de que sólo el 20% de los propietarios poseían el 80% de las tierras.  Este principio, con el paso del tiempo, también se ha comprobado que se cumple en muchos otros ámbitos de la vida.

Así, el 20% de las prioridades genera el 80% de los resultados. Por lo tanto, es necesario focalizarse en aquellas funciones que generen la mayor parte de los logros, el resto se pueden delegar.

4.4. Aquellas funciones que puedan servir a otros a desarrollar su potencial.

5. Qué no se debe delegar

En general, no se pueden delegar aquellas funciones que sean propias del líder, a saber:

5.1. La asignación de responsabilidades a colaboradores.

5.2. La supervisión de las funciones.

5.3. El feedback continuo a los colaboradores donde se analice el grado de satisfacción en el desarrollo de las funciones delegadas, dificultades encontradas y aspectos de mejora.

5.4. El establecimiento de objetivos y las herramientas necesarias para medir el grado de cumplimiento de los mismos.

5.5. Las fechas límites para comprobar si se han llevado a cabo de una manera eficaz y eficiente las funciones

5.6. Los medios técnicos, materiales y humanos  con los que va a contar el colaborador para cumplir con las funciones delegadas.

5.7. La resolución de imprevistos.

5.8. La comunicación constante con los colaboradores donde se determine la frecuencia de la comunicación, el medio que se utilizará para comunicarse (teléfono, correo, mensajes, entre otros).

5.9. El establecimiento de límites sobre qué es lo que puede o no puede hacer el colaborador.

6. Barreras que impiden la delegación eficiente y eficaz

6.1. Falta de confianza entre el que delega y el delegado.

6.2. Elevado grado de perfeccionismo del que delega. Insistencia en los detalles. 

6.3. Control excesivo del que delega.

6.4. Conflicto de egos por parte del que delega y su colaborador.

6.5. Ausencia de objetivos y herramientas para medir el grado de cumplimiento de los mismos.

6.6. Miedo, por parte del que delega, a que el colaborador pueda desarrollar mejor que él la función delegada y pase a ser prescindible.

6.7. Poca tolerancia al error por parte del que delega, especialmente al principio.

6.8. Ausencia de feedback continuado.

6.9. Asignación de funciones sin previo consentimiento del colaborador.

6.10. Mala planificación de las funciones y mala organización del equipo. 

7. Síntomas de una mala delegación

7.1. Falta de compromiso o desmotivación por parte de los colaboradores.

7.2. Errores constantes durante el desarrollo de las funciones por parte de los colaboradores.

7.3. Desentendimiento por parte del que delega de los errores cometidos por sus colaboradores.

7.4. Dependencia excesiva de los colaboradores hacia la persona que los dirige, hasta el punto que el equipo note su ausencia cuando disfruta de las vacaciones.

7.5. Dedicación excesiva al cumplimiento de las funciones, que llevan hasta la extenuación a la persona que las cumple.

7.6. Sentimiento erróneo, por parte de la persona que debe delegar, de que es imprescindible, que es siempre su obligación resolver todas las dudas y prestar su ayuda sin pensar que sus colaboradores tienen la capacidad suficiente para solucionar, en parte, algunas de las dificultades por sí mismos. 

7.7. Funcionamiento a base de órdenes explicando exactamente lo que se debe hacer y cómo se debe hacer. Este tipo de metodología implica que en el momento en que surge un imprevisto el delegado no sepa cómo seguir.

7.8. Carencia de objetivos, ausencia de herramientas para realizar el seguimiento y control de los mismos y falta de estándares de calidad.

8. Claves para delegar eficazmente

8.1. Define qué funciones únicamente pueden ser cumplidas por ti mismo y cuáles se pueden delegar.

8.2. No asignes las funciones sin consultar a la persona que tú creas que es la más capacitada para llevarlas a cabo. Puede que aquella persona no esté interesada en realizarlas y, por lo tanto, no obtengas su compromiso. La delegación implica necesariamente el compromiso firme y genuino del delegado en el desarrollo de aquellas funciones.

8.3. Define objetivos, estándares de calidad de cumplimiento de las funciones y herramientas de seguimiento y control de realización de las mismas.

8.4. No entres en detalles de lo que se debe hacer y cómo se debe conseguir porque, en caso de dudas, el delegado no va a saber el camino a seguir.

8.5. Genera un clima de confianza con la persona a la que atribuyas las funciones.

8.6. Sé flexible ante posibles errores, especialmente al inicio del proceso de delegación, y evita que se puedan volver a producir a medio o a largo plazo.

8.7. Déjate asesorar por expertos en la materia ante posibles dificultades.

8.8. Define con exactitud las funciones que vas a delegar, los medios técnicos, materiales y humanos con los que va a contar el colaborador para cumplir con las funciones delegadas, la frecuencia de las reuniones, los medios que vas a utilizar para comunicarte.

8.9. Asesora y forma a la persona a la que asignes las funciones.

8.10. Da y recibe feedback continuado durante todo el proceso.

8.11. Revisa el grado de consecución de los objetivos iniciales.